Cette méthode suit le principe général de l'édition qui veut que l'on sépare la rédaction d'un article ou d'un livre de sa mise en page pour l'édition. Cette séparation est de plus mise à profit pour une utilisation finale sur de nombreux supports grâce à l'utilisation de SGML (Standard Generalized Markup Language) et XML (eXtensible Markup Language) qui sont des langages normalisés de structuration et d'échange de données les plus courants. A noter que XML, tout comme HTML est un langage descendant de SGML.

DocBook est un standard particulier de ces langages, supporté aussi bien par les projets libres que par de grandes firmes telles que Microsoft, Fujitsu, Sun. Ce format est très fortement orienté technique et plus précisément informatique. Ces utilisations typiques sont les manuels d'utilisateur et les références techniques.

Les documents rédigés au moyen de ces langages sont la base pour obtenir la documentation dans son format final. L'utilisation d'un format décorrélé de sa forme de présentation finale, permet un niveau d'abstraction dans la rédaction du document qui garantit trois choses :

• la pérennité de cette documentation : le format de base étant du texte, elle n'est pas lié à un outil particulier,
• L'uniformité de style: la mise en forme du document étant automatisée, elle est uniforme à travers le document, voire à travers plusieurs documents.
• la productivité du rédacteur ;-): celui-ci ne doit se concentrer que sur la signification sémantique de son document et non sur des détails de présentation.